Voor wie het nog niet wist, we leven in het informatietijdperk. Het is makkelijker dan ooit om aan informatie te komen en het te delen. Sterker nog, we worden vaak door informatie overspoeld. Vandaar mijn vraag: “Informatie, een zegen of een vloek?”

Wat mij opvalt is dat veel bedrijven het erg lastig vinden om met al die informatie om te gaan. Belangrijke informatie komt niet op tijd op de juiste plek en twijfelachtige, incomplete, informatie dient te vaak als basis voor belangrijke beslissingen. Men weet niet welke informatie betrouwbaar is en neemt vaak dubieuze informatie klakkeloos voor waar aan. Zijn we op de juiste momenten wel kritisch genoeg en zouden we op andere momenten misschien wat minder kritisch moeten zijn?

Met alle informatie voor het grijpen en delen, kan het voor de manager zowel een stuk makkelijker als een stuk lastiger worden. Hoe ga je om met die continue stroom? Waar moet je op reageren en wat moet je negeren? Informatie en communicatie zijn vaak flink onvoorspelbaar. Het vergt wel de nodige lenigheid in je denken om daar goed mee om te gaan. Managers die vertrouwen op procedures en organogrammen, om zo de informatiestromen te leiden, zullen regelmatig problemen ondervinden.

Organogrammen voldeden prima in het industriële tijdperk, waar alle processen nog redelijk met machines te vergelijken waren en mensen als tandwielen binnen de organisatie gezien werden. Toen was het ook makkelijker om informatie af te schermen en voor je te houden. Kennis was macht. Tegenwoordig hebben veel meer mensen de mogelijkheid om tot de kennis te komen en is “kennis delen” macht. Dit vraagt om een andere manier van leiderschap. Wellicht dat daar de uitdaging ligt.

[tweetthis]Degenen die soepel met de informatiestromen kunnen werken, hebben een groot voordeel. #leiderschap[/tweetthis]

Waarom is informatie een zegen?

Zo’n dertig jaar geleden moest ik een afstudeeropdracht schrijven voor mijn studie aan de Hogere Zeevaartschool in Den Helder. Om aan informatie te komen, moest ik regelmatig naar Rotterdam, want daar was een uitgebreide maritieme bibliotheek, Marin. Dit was toch gauw een uur of twee rijden. In totaal dus vier uur reistijd om aan je informatie te komen. Tegenwoordig is diezelfde informatie (en nog veel meer) door middel van een paar klikken van achter je computer te verkrijgen.

Ook schreef ik vele brieven naar fabrikanten om aan folders en artikelen te komen. Een tijdrovend werk en lange wachttijden, maar je wist niet beter. Projecten duurden daardoor wat langer dan tegenwoordig. Wat had Google toen een uitkomst geweest!

In mijn huidige werk heb ik veel informatie nodig. Ik heb nu twee boeken geschreven en daar heb ik veel research voor moeten doen. Had dat op de wijze van dertig geleden gemoeten, dan was er veel meer tijd nodig geweest en had ik waarschijnlijk ook veel minder relevante informatie gevonden. Grenzen vervagen en wereldwijd samenwerken is makkelijker dan ooit. Nu is het een project van een klein jaar geworden, waar het “vroeger” waarschijnlijk een paar jaar zou hebben geduurd.

Mijn tweede boek, The Whole Brain Leader, komt overigens in oktober op de markt.

Voor het geven van trainingen en het leren over coaching, maak ik ook dagelijks gebruik van informatiebronnen op het internet. Ik heb abonnementen op kennis databases, volg invloedrijke bloggers, schrijf zelf blogs, gebruik sociale media en onderhoud mijn netwerken.

Echter, naast deze elektronische bronnen, is het ook van belang dat je regelmatig in contact blijft met mensen. Zeker wanneer je met meerdere mensen samenwerkt, is de informatie die je zoekt vaak al bij hen aanwezig. Hoe je met elkaar omgaat, bepaalt dan ook in hoge mate hoe makkelijk je informatie kunt verzamelen en delen. Een manager die alleen met zijn hoofd in het beeldscherm zit, zal lang niet zoveel te weten komen als één die regelmatig in gesprek is met z’n collega’s (in de breedste zin van het woord).

Laten we wel wezen, goede informatie is van het grootste belang wanneer we besluiten willen nemen, service willen verlenen, producten willen verkopen of problemen op willen lossen. Degenen die soepel met de informatiestromen kunnen werken, hebben een groot voordeel.

“Maar informatie is ook een vloek!”

Zeker weten!
Een groot deel van de informatie die we dagelijks binnen krijgen is ongewenst, leidt af en is energieverslindend. Hoeveel procent van de mail die je in je mailbox ontvangt is ongewenst? Enquêtes, nieuwsbrieven, aanbiedingen, meldingen vanuit sociale mediakanalen enzovoort, enzovoort. Als je daarbij nog allerlei piepende en bliepende apps op je smartphone hebt, dan kom je helemaal niet meer aan werken toe. Het wordt steeds lastiger je op je taken te concentreren, de aandachtstrekkers vallen je vanuit alle hoeken aan.

Helaas ben jij ook niet de enige bij wie dat gebeurt, ook je medewerkers ervaren dit. Kijk eens goed rond en tel op willekeurige momenten eens hoeveel medewerkers er op het schermpje van hun smartphone aan het kijken zijn. Het wordt steeds lastiger om niet op al die digitale lokroepen te reageren.

Ik ben er zeker van dat juist die enorme informatiestromen mensen omver spoelen, met als gevolg dat velen met een burn-out thuis komen te zitten. Hoe makkelijk is het niet om ook in de vrije tijd nog volop met “de zaak” bezig te zijn? Wanneer ben je nog vrij en kan je je eigen accu opladen (i.p.v. die van je smartphone)?

De grenzen tussen zakelijk en privé vervagen en het is voor veel mensen lastig om daar goed mee om te gaan. Aan beide kanten zullen spanningen ontstaan. Het is belangrijk deze spanningen in een vroeg stadium te herkennen en onderkennen. Maak met je team duidelijke afspraken over informatie en communicatie. Weet wat je van elkaar mag verwachten en stel samen grenzen. Hiervoor heb je goede soft skills nodig. Verwijzen naar procedures en regels levert meestal niet het gewenst effect. Ga in gesprek en begrijp waar mensen mee worstelen. Het zijn geen tandwieltjes die je even vervangt als ze versleten zijn, het zijn mensen die allen hun unieke bijdrage leveren en op z’n tijd menselijke aandacht nodig hebben.

Ik ben erg benieuwd, wat overheerst bij jou? De zegen of de vloek?

Als de vloek overheerst, neem dan eens contact op. Mogelijk kan ik helpen.