Ja, je hoort het goed, “Luister nou eens een keer!”
Stop met het afdraaien van jouw verhaal en het geven van adviezen op zaken waarvan je het fijne nog niet weet. Probeer nou eens te begrijpen waar het om gaat. Luister eerst, stel vervolgens vragen en als het dan nog echt nodig is, kan je je adviezen geven.

Eén van de belangrijkste vaardigheden die je als manager moet beheersen, is communicatie. Helaas is dat bij de meeste managers juist het grootste struikelblok. Dat hoeft natuurlijk niet zo te zijn, want ook goede communicatie kan je leren. Niet van de één op de andere dag en ook niet met een paar tips & tricks of rollenspellen, maar door bewust trainen en beoefenen. Zie het maar als een sport. Je hebt een bepaalde aanleg en hebt jezelf een paar goede en minder goede aspecten aangeleerd. Nu is het zaak om uit te vinden wat wel en wat niet goed werkt. Voor een deel heb je daar begeleiding bij nodig (training en coaching) en voor een deel zul je het zelf moeten ondervinden. Goede communicatie komt voort uit een goed bewustzijn, concentratie, discipline, focus en begrip.

Bewustzijn

Communicatie gaat niet alleen over hoe je praat en luistert, maar ook over wat je laat zien en de gevoelens die je overbrengt op anderen. Je moet je bewust zijn van wat je teweeg brengt met je boodschap, je gedrag of alleen al met je aanwezigheid.

De communicatie die je als manager overbrengt op degenen die je leidt, wordt door hen heel anders ontvangen dan wanneer de communicatie van directe collega’s (op hetzelfde hiërarchische niveau) komt. Sterker nog, een boodschap die jij overbrengt naar jouw team, wordt door ieder teamlid anders geïnterpreteerd. Sommige interpretaties liggen dicht bij jouw intentie, maar andere kunnen daar mijlenver vandaan liggen. Wees je daar bewust van.

[tweetthis]Een groot deel van je luisteren doe je met je ogen! Pardon? #leiderschap #management #communicatie[/tweetthis]

Concentratie

Een belangrijk onderdeel van communicatie is luisteren. Je wilt graag dat je boodschap ontvangen wordt zoals jij ‘m bedoeld hebt. Om daar achter te komen, heb je feedback nodig en dat doe je onder andere door te luisteren. Luisteren doe je niet alleen met je oren. Een groot deel van je luisteren doe je met je ogen!
“Pardon?”
Inderdaad, met je ogen. Communicatie is niet alleen verbaal, maar ook non-verbaal. Sterker nog, het non-verbale deel is vaak groter dan het verbale. Het non-verbale bestaat uit houding, (gezichts)uitdrukking en gebaren.

Concentreer je dus niet alleen op de gesproken vragen die je van je ontvanger(s) krijgt, maar let vooral op aanwijzingen in het non-verbale. Vragende, boze of verwarde blikken zeggen vaak meer dan de gesproken vraag. Veel mensen ervaren drempels in het stellen van vragen, maar uiten zich wel (onbewust) non-verbaal. Let op die tekens, want dat is belangrijke feedback. Mogelijk betekent het dat je je boodschap wat aan zult moeten passen.

Discipline

Wanneer iemand met een probleem bij je komt, is het belangrijk dat je het probleem eerst gaat begrijpen alvorens je die persoon met adviezen overlaadt. Dat klinkt logisch, maar dit principe wordt nog maar weinig toegepast.

De discipline die je hierbij nodig hebt, is de discipline om goed te luisteren. Te luisteren om te begrijpen. Ook hier is het belangrijk dat je je oren én ogen goed de kost geeft.

Wat vertelt de andere persoon je en wat laat hij achterwege? Wat blijft er onder het oppervlak verborgen? Kan je tussen de regels door bepaalde boodschappen waarnemen? Heb ook de discipline om niet direct je eigen ervaringen op het probleem te projecteren. Blijf luisteren tot zijn verhaal duidelijk is en maak tijdens het luisteren eventueel aantekeningen.

Als de persoon uitgesproken is, kan je je vragen stellen en het totale plaatje compleet krijgen. Als je merkt dat er nog veel onder de oppervlakte blijft, kan je door verder te vragen proberen dieper op die zaken in te gaan. Door het stellen van de juiste vragen, kan je de ander naar een punt leiden waar hij zelf oplossingen aan gaat dragen. Laat het ook zijn oplossingen zijn! Ga er niet nog eens (in jouw ogen) “betere” oplossingen van maken. Als het zijn oplossingen zijn, is de kans ook groter dat hij er zelf mee aan de slag gaat. Die kans verklein je wanneer je er ook nog eens jouw sausje overheen giet. Ook hier is weer discipline nodig.

Pas als de ander geen oplossingen weet te genereren, kan je overwegen suggesties aan te dragen. Een alternatief is dat hij er nog eens verder over nadenkt en dat je een vervolgafspraak maakt. De beste ideeën zijn eigen ideeën.

[tweetthis]Wat is het doel van je communicatie? Welke boodschap wil je overbrengen? #leiderschapsblog[/tweetthis]

Focus

Wat is het doel van je communicatie? Welke boodschap wil je overbrengen? Wil je mensen informeren, een besluit mededelen of misschien tot actie aanzetten?

Zorg dat je je doel duidelijk hebt, zodat je eventuele afdwalingen snel kunt herstellen. Mogelijk is het een lastige boodschap, die een communicatieplan nodig heeft. Bij belangrijke communicatie loont het om je goed voor te bereiden.

Wanneer je doel duidelijk is, kan je je focussen. Als er dan vragen komen en je dreigt van het onderwerp af te dwalen, dan kan je jezelf (en eventueel de anderen) weer tot de orde roepen. Het voorkomt dat mensen met vraagtekens blijven zitten. Of was dat juist het doel van je communicatie, verwarring zaaien?

Begrip

In je loopbaan kom je veel leidinggevenden tegen. Welke lieten bij jouw een positieve indruk achter? Meestal degenen die, naast de nodige vaktechnische kennis en vaardigheden, ook goed konden luisteren. Degenen die zich in konden leven in jouw situatie. Die begrepen wat bepaalde problemen voor jou betekenden. Zij die konden luisteren zonder direct te (ver)oordelen.

Velen hebben meningen en opvattingen die ze met verve verdedigen. Helaas zijn meningen vaak matig gefundeerd en afgeleid van beperkte waarnemingen. Een goede leider durft zijn meningen en opvattingen ter discussie te stellen en zoekt actief naar andere inzichten. Hierdoor is hij ook beter in staat zijn meningen bij te stellen wanneer dit nodig is en zich te verplaatsen in anderen.

Het aanpassen van een mening is dus niet een zwakte, maar een kracht. Dat is mijn mening :-).

Conclusie

Je ziet het, goede communicatie lijkt makkelijk, maar kent veel facetten waarop het fout kan gaan. Het ontwikkelen van goede communicatievaardigheden is een proces waar je je hele leven aan bijschaaft. Hoe sterker je basis van bewustzijn is, des te makkelijker verloopt dit proces.

Wil je als manager jouw communicatie een stevige basis meegeven, dan nodig ik je van harte uit op De Leiderschap Tweedaagse. Naast handvatten om je communicatie te verbeteren, help ik je ook aan nieuwe inzichten in jouw leiderschap en hoe je je op de verschillende facetten verder kunt ontwikkelen. Voor meer informatie over De Leiderschap Tweedaagse verwijs ik graag naar de evenementen-tab.

Succes met je leiderschap!

Photo credit: John Morton / Foter / CC BY-SA