Weer zo’n vraag waar je verschillende kanten mee op kunt. Vorige week liet ik al zien dat alleen woorden vaak niet voldoende zijn om effectief te kunnen communiceren. Met de titel van deze week hoop ik je ook weer aan het denken te zetten. In leiderschap is het erg belangrijk dat je bewust bezig bent met het leiderschap. Dat betekent dus dat je jezelf veel vragen moet stellen en veel na moet denken over wat je allemaal moet doen.De vraag “Waarom moet ik dat nu doen?” past hier goed bij.

Neem een taak op je werk in gedachten waar je al een tijd tegen aan loopt te hikken. Eén die je steeds maar uitstelt, maar je wel regelmatig in bezighoudt. Leg daar nu eens de vraag “Waarom moet ik dat nu doen?” naast. Gaat er al een lichtje branden?

Bekijk de vraag nog eens goed en spreek ‘m zes keer hardop uit, elke keer met de klemtoon op een ander woord, dus:

• Waarom moet ik dat nu doen?
• Waarom moet ik dat nu doen?
• Waarom moet ik dat nu doen?
• Waarom moet ik dat nu doen?
• Waarom moet ik dat nu doen?
• Waarom moet ik dat nu doen?

De eerste vijf vragen gaan je inzicht verschaffen over je taak en de laatste moet de aanzet geven om ‘m daadwerkelijk uitgevoerd te krijgen.

[tweetthis]Naast een To-Do lijst zou je dus ook een een Not-To-Do lijst moeten hebben![/tweetthis]

Waarom?

Wat is de reden dat die taak bestaat? Helpt het jou (of je organisatie) je doelen te halen? Is het echt belangrijk dat het uitgevoerd wordt? Welk doel komt dichterbij zijn realisatie? Door deze vragen te stellen kijk je bewust naar welke activiteiten binnen je organisatie (en jouw invloedssfeer) terecht uitgevoerd worden omdat ze belangrijk zijn.

Heel veel taken worden wel uitgevoerd, maar voegen uiteindelijk niets toe aan het resultaat. Sterker nog, veel taken die uitgevoerd worden verhinderen dat de juiste taken uitgevoerd worden en hebben daardoor een averechts effect op het behalen van de doelen. Naast een To-Do lijst zou je dus ook een een Not-To-Do lijst moeten hebben! Ga bewust met je beschikbare middelen en energie om. Zet ze in op werk met toegevoegde waarde!

Moet?

Deze vraag ligt min of meer in het verlengde van de “Waarom” vraag. Is het werkelijk nodig? Van wie moet het? Heb je het jezelf opgedragen of heeft iemand anders je het in de maag gesplitst? Moet je het doen of wil je het doen? En dan weer: Waarom???

Heeft deze taak werkelijk prioriteit of is het een zogenaamde “nice to have”. Hoort het thuis op de To-Do lijst of moet je ‘m richting prullebak verplaatsen? De Not-To-Do lijst.

[tweetthis]“Staat het in mijn functieomschrijving?” zie ik persoonlijk als een sabotagevraag…[/tweetthis]

Ik?

OK, de taak heeft de tests van de vorige vragen doorstaan. Het is een taak die uitgevoerd moet worden omdat het je dichterbij het bereiken van je doelen brengt. De volgende vraag die je je moet stellen is dus “Waarom moet IK dat nu doen?”. Als je hier heel bureaucratisch gaat denken, dan vraag je je ook af: “Staat het in mijn functieomschrijving?”. Persoonlijk zie ik een dergelijke vraag als een sabotagevraag, maar dat komt wellicht omdat ik weinig heb met (strakke) functieomschrijvingen. De vraag die je je beter kunt stellen is: “Ben ik de aangewezen persoon om deze taak uit te voeren?”. Daarbij kan je diverse criteria gebruiken,

• Heb ik de juiste capaciteiten om het uit te voeren?
• Kan iemand anders met het uitvoeren van deze taak ervaring opbouwen?
• Zijn er andere taken die voor mij een (veel) hogere prioriteit hebben?
• Moet ik me bezig houden met het operationele, tactische of het strategische? In welke categorie valt deze taak?
• Etc.

Wellicht is het dus beter om de taak naar iemand anders te delegeren. Let er wel op dat je dat doet met de juiste bedoelingen en niet omdat je de taak niet leuk vindt. Maak van delegeren geen afschuifspelletje, mensen zijn geen vuilnisbakken.

Dat?

De taak moet gebeuren en kan niet gedelegeerd worden. Jij zult ‘m moeten uitvoeren. Waar je nu naar gaat kijken is naar de methode waarop de taak uitgevoerd moet worden. Misschien zijn er betere wegen om de taak uit te voeren of moet je een andere taak kiezen om hetzelfde doel sneller, makkelijker, beter en/ of goedkoper te bereiken.

Vaak wordt als je over een uitdaging of probleem nadenkt de eerste (bekende) oplossing gekozen en wordt over alternatieven weinig nagedacht. Voor veel routineklusjes is dat een prima en efficiënte benadering. Voor wat zeldzamere zaken, kan het interessant worden wat langer na te denken en verschillende alternatieven te overwegen.

Kijk goed naar je taak en denk na of je dat beter kan/ moet doen.

Nu?

Eigenlijk had deze vraag beter aan het begin kunnen staan. Moet je NU aandacht besteden aan deze taak? Zijn er deadlines? Moet je meer infomatie hebben? Is nu het moment dat het meest effectief en efficiënt is?

Soms moet je taken laten liggen omdat het nog te vroeg is om het uit te voeren of omdat je het nog niet volledig kunt doen. Vergeet het niet, maar zet een herinnering in je agenda wanneer je echt moet starten.

Doen!

In de voorgaande deelvragen is duidelijk geworden dat de taak echt nu door jou gedaan moet worden. Misschien heb je een alternatieve methode vastgesteld, maar nu is de tijd om de armen uit de mouwen te steken en het ook daadwerkelijk te doen. Het laatste vraagteken heb ik vervangen door een uitroepteken.

Aan de slag dus en veel succes!

Dit artikel heeft alles te maken met het uitvoeren van taken. Uitvoeren is één van de pilaren in “The House of Leadership” uit mijn boek “Lead Between the Lines”. Dit boek is onder andere bij managementboek.nl verkrijgbaar.

Met dit boek als basis geef ik regelmatig trainingen. Eén daarvan is “De Leiderschap Tweedaagse”. Daarmee help ik leidinggevenden hun specifieke leiderschapstijl te ontdekken. Niet omdat het leuk is (dat is het namelijk wel, maar dat is niet de hoofdzaak), maar omdat het nodig is om een goede authentieke leider te worden. Wat tijdens De Leiderschap Tweedaagse geleerd wordt, kan direct in de praktijk toegepast worden.

Volgende week (18 en 19 juni) geef ik weer een Leiderschap Tweedaagse. Ik heb daarvoor nog twee plaatsen beschikbaar. Echter, in verband met de voorbereidingen kan je alleen vandaag (12 juni) nog inschrijven. Informatie vind je op www.lesseninleiderschap.nl/evenementen.

Wil jij in aanmerking komen voor één van de laatste plaatsen, mail of bel dan. Dat is het snelst.

Mail: info@lesseninleiderschap.nl
Tel.: 06-28149402

OP = OP